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¿Por qué es necesario un documento para presentar propuestas?
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Nuestra experiencia con equipos comerciales nos ha demostrado una y otra vez la necesidad de trabajar con un documento base a la hora de presentar propuestas.
Esto se debe, principalmente, a 2 razones:
- Tener un documento base sirve al vendedor como guion en la reunión, para presentar la información de una manera ordenada, interesando más al cliente y permitiendo incluir precierres que ayuden a la venta.
- La plantilla nos asegura no dejarnos ninguna información relevante no solo del proyecto, sino de la venta, aportando además una imagen más cohesionada y profesional como empresa.
Por ello, hemos querido preparar este documento con el que poder estructurar fácilmente vuestras propuestas comerciales. Hay que tener en cuenta además cómo sacarle el máximo partido con nuestra actuación durante la reunión.
IMPORTANTE: Debemos enmarcar que la presente plantilla está orientada a venta B2B de productos o servicios que requieran de alta implicación y, por tanto, de una profunda explicación por parte del comercial. Esta propuesta no es un genérico para presentar a todos nuestros clientes sino un documento personalizado que recoge la situación descrita por un potencial cliente en la reunión previa, con la solución que planteamos para resolverla.
¿Qué debo incluir en cada diapositiva?
El documento se divide en 8 apartados principales:
1. Portada
En la portada, la cual personalizaremos al gusto para que acompañe a la imagen de marca de la compañía, debemos incluir 3 informaciones clave:
- Cliente al que nos dirigimos, para que sepa que la presente propuesta está adaptada a la situación concreta que nos ha contado.
- Referencia de la propuesta (identificador único), que nos servirá para referenciarla después.
- Título de la propuesta, acorde con aquello en lo que haya mostrado interés el cliente.
2. Antecedentes
Incluimos un breve resumen de la situación que vive la empresa en el entorno que vamos a desarrollar la propuesta, pudiendo contener datos clave relacionados con problemas o áreas de mejora.
Recomendamos incluir aquellos puntos que el cliente ha mencionado como importantes y por los cuales está interesado en lo que podemos plantearle (siempre y cuando puedan quedar por escrito en un documento).
Es importante dar relevancia al cliente, utilizando su imagen y entendiendo su misión en el mercado (web, news, etc.), podemos incluir imágenes del cliente para personalizar más este apartado.
3. Objetivos
Contiene los objetivos verbalizados por el cliente, comentados de forma explícita. También aquellos objetivos derivados de los principales.
Este es el punto de la propuesta que debería dibujar el futuro ideal del cliente.
No se trata de inventar, sino de resumir los objetivos clave hablados con el cliente en la reunión anterior y las consecuencias que tendría solucionarlos.
Hacer bien este punto es vital para la propuesta, ya que todo lo que propondremos como forma de trabajo se basa en conseguir lo aquí mencionado.
4. Sobre nosotros
Este es el punto que posiciona nuestra empresa y que da respuesta al porqué debe trabajar con nosotros.
Describiremos brevemente lo que hacemos, lo que somos y sobre todo, la misión que tenemos en el mercado.
Posiblemente existan competidores que propongan iniciativas similares. Por esto es importante reflejar cuales son nuestros aspectos más potentes y diferenciales como compañía. Además, nos permite poder posicionarnos en caso de que la propuesta acabe cayendo en manos de otra persona con la que no hemos tenido contacto directo.
5. Solución propuesta
Aquí comienza lo que le vamos a proponer al cliente para conseguir juntos sus objetivos.
Si la propuesta es compleja y tiene distintos apartados, comenzaremos con un índice que resuma el global de la propuesta. Después, desglosaremos cada uno de los apartados que incluye la propuesta de forma independiente, así podremos darle la relevancia que se merece.
Aquí es donde el valor cobra sentido, por la alineación entre lo propuesto con los objetivos iniciales. Explicaremos para qué hacemos cada acción y cómo la vamos a llevar a cabo. Podemos ser tan específicos con el «qué incluye» como deseemos, aunque no deberíamos centrar en eso la reunión, sino en un plano más estratégico.
6. Cronograma
Si la propuesta supone una relación en el tiempo, incluir un cronograma ayudará a que el cliente imagine como va a ser su futuro y la envergadura de la propuesta.
También por estructura, va a aportar credibilidad y nos va a posicionar como una empresa organizada y planificada, que controla sus procesos.
Además, permite que el cliente comprenda qué fases podemos trabajar en paralelo y cuáles dependen de pasos anteriores (en los que él o su equipo pueden estar implicados).
7. Propuesta económica
Hasta este punto nos hemos centrado en lo más importante, la propuesta y su valor aportado al cliente. Ahora es el momento de la valoración económica. El temido momento de decir el precio, ya que muchos vendedores no saben cómo tratar con este tipo de objeciones (podéis visitar también nuestra guía para rebatir las principales objeciones en B2B)
A la hora de mostrar los precios, podemos desglosar importes según la independencia de los apartados o sus partidas, incluso señalar partes opcionales o recomendadas.
Evitaremos expresiones negativas del tipo “no incluido” y debemos ser conscientes de la sensibilidad con las cifras evitando agravar los importes con negritas, totales innecesarios o impuestos incluidos que serán compensados.
8. Hoja de aprobación
Este es el punto que nos hace felices a todos. Por esto y porque formaliza el acuerdo entre las partes, es imprescindible que esté presente.
Podemos incluirlo junto con la estimación económica, aunque es recomendable darle un apartado especial, lo que nos permitirá incluir un pre-cierre intermedio más.
Debe indicar el importe total, la referencia de la propuesta, la forma de pago y otros detalles relevantes como, por ejemplo, la fecha de inicio y finalización. Además, es un apartado donde recoger las firmas de ambas partes.
¿Cómo editar el documento?
La plantilla que ponemos a tu disposición en un Power Point se puede editar fácil y rápidamente para adaptarla a la imagen de tu empresa.
Primer paso: Poner el logotipo
Entramos en «Vista -> Patrón de diapositivas» y sustituimos el cuadro gris de la parte superior izquierda por nuestro logotipo, para que aparezca en todas las diapositivas del documento de manera automática.
Segundo paso: Personalizar tipografías
Continuando en el Patrón de diapositivas, vamos a la opción de «Fuentes» y «Colores». Personalizamos estos campos a la tipografía y colores corporativos para que el documento quede personalizado a vuestro caso.
El color puede elegirse de las opciones propuestas o personalizarlo a vuestro caso. En caso de elegir «personalizar colores», el que nos interesa es el color que aparece nombrado como «Énfasis 5».
Tercer paso: Rellenar documento
Una vez realizados estos cambios, ya podemos comenzar con la personalización de la propuesta, modificando los textos e imágenes como en cualquier otro Power Point, para transmitir en cada diapositiva las claves que hemos definido en el apartado anterior.
Recordad incluir imágenes vuestras o del cliente, que personalicen más la experiencia.
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