Calculadora Plan comercial

Antes de comenzar a profundizar en la herramienta, te recomendamos haber leído nuestro artículo sobre cómo realizar un plan comercial paso a paso así como nuestro Café con Ventas en el que profundizamos en la planificación comercial:

La calculadora del plan comercial está pensada para calcular de manera automática las cargas de trabajo de tu equipo comercial y el reparto mes a mes de esta labor.

Para ello, debemos rellenar los campos de color aguamarina, que serán los únicos en los que necesitamos modificar valores.

Los campos del resto de colores (gris claro, gris oscuro y verde oscuro), se rellenarán automáticamente en función de los datos introducidos aquí.

En la Excel encontraremos 5 hojas, que vamos a ir desglosando una a una:

1. Calculadora VR
2. Objetivos y KPIs
3. Calculadora VN
4. Plan de acciones VR + VN
5. Seguimiento del plan de acciones

También puedes acceder al tutorial paso a paso en vídeo en nuestro canal de youtube:

Esta pestaña está dedicada a calcular las cargas de trabajo del equipo comercial en la cartera de clientes.

Es decir, la cantidad de reuniones que tiene que hacer cada vendedor a lo largo del año para dar a cada uno de nuestros clientes habituales el nivel de servicio que hemos definido.

Para ello, lo primero que deberemos hacer es un trabajo de análisis de nuestra cartera, atendiendo al histórico de facturación y al potencial de crecimiento en cada cliente, para dividirlos en función del nivel de servicio que queremos darles.

Los dividiremos en tipo A, B y C y les asignaremos al comercial que se encargará del contacto con ellos.

Tras esto, deberemos definir qué nivel de servicio queremos dar a cada tipo de clientes.

Para ello, definiremos los tipos de reuniones que vamos a hacer a lo largo del año con ellos (presentación de novedades, seguimiento, etc.), así como la cantidad de estas reuniones al año con cada tipo de cliente.

Teniendo estos datos, la herramienta me calculará cuántas reuniones tiene que hacer cada comercial con sus clientes asignados del tipo A, tipo B o tipo C.

De esta manera, obtenemos la carga total de reuniones que tiene que hacer cada miembro del equipo comercial para poder ofrecer el nivel de servicio que deseamos para cada cliente.

En los objetivos, deberemos marcar la cifra de negocio que queremos alcanzar a final del año.

De esta cifra de negocio total, marcaremos el porcentaje que va a venir a través de nuestra cartera actual de clientes y cuál será mediante la captación de nuevos clientes.

Si tienes canal de distribución o vendedores externos, ten en cuenta que su contribución no irá dentro de esta cifra, ya que la calculadora está pensada para la cifra de negocio a la que vamos a atacar con el equipo propio.

Conociendo ya la cifra de negocio que queremos conseguir en nuestra cartera de clientes, deberemos definir también el reparto de esta cifra en las carteras de cada vendedor.

Lo mejor en estos casos es partir del histórico de facturación y basarnos en las cifras conseguidas anteriormente, tanto para marcar la cifra total en venta recurrente como para definir qué esperamos de la cartera de cada comercial.

Por último, marcaremos una serie de KPIs de la venta nueva que serán necesarios posteriormente a la hora de calcular las cargas de trabajo de cada vendedor y el objetivo de contratos que deberemos cerrar en clientes nuevos.

Esta pestaña está dedicada al cálculo de la carga de trabajo total que nos va a requerir la captación de clientes.

Conociendo ya el número de contratos que queremos cerrar, calculamos el trabajo previo que hay que realizar para llegar hasta allí, en función de nuestros ratios de conversión.

Aquí deberemos señalar cuál es el porcentaje de éxito que tenemos en cada una de las actividades necesarias en venta nueva: Nuestro ratio de conversión de llamadas a reuniones, de reuniones a presupuestos solicitados y el ratio de aceptación de presupuestos. 

Conociendo estos datos, podemos sumar las reuniones de 1ª vez y las de 2ª,3ª vez (que serán esas reuniones derivadas de la primera, para presentar presupuesto, hablar con otros responsables, etc) y obtendremos en número total de reuniones que tiene que realizar el equipo comercial para llegar al objetivo de captación.

Esta carga de trabajo la repartimos Mensual, Semanal y Diariamente, para hacernos a la idea del número de reuniones que implica en el día a día.

Esta es la pestaña donde se resume la carga de trabajo que va a conllevar el plan comercial.

Para estar seguros de que la actividad que pedimos a cada miembro del equipo está alineada con la carga de trabajo máxima que pueden realizar, lo primero que debemos marcar es la cantidad de reuniones anuales que pueden realizar.

Esto se calcula en función de las reuniones que tienen al día, la cantidad de días a la semana que mantienen reuniones y los meses útiles de trabajo al año.

A no ser que lo tengas muy muy claro, te recomendamos que dejes marcados los valores que hemos definido para venta consultiva B2B, ya que la experiencia nos indica que 640 reuniones anuales es un buen número cuando estamos hablando de productos / servicios de alta complejidad.

Como último paso para poder conocer el número de reuniones anuales que va a tener que realizar cada miembro del equipo, solo queda distribuir la carga de trabajo en venta nueva.

Ya hemos definido el número total de reuniones que hay que hacer, pero… ¿quién las va a hacer?

A la hora de delimitar este dato, la calculadora nos dará una cifra de cuánto espacio tiene cada comercial para VN, es decir cuántas reuniones serán capaces de realizar en cliente nuevo, teniendo en cuenta la carga de trabajo que les exige su cartera de clientes.

Si nos pasamos o nos quedamos cortos por más de un 5% respecto a la carga recomendada que hemos definido arriba, la excel nos avisará marcando la casilla en rojo.

Este apartado está pensado para ayudarte a dirigir las reuniones mensuales de seguimiento con el equipo comercial.

La Excel calcula, en función de los datos introducidos en el resto de apartados, los objetivos mensuales que tenemos tanto de actividad como de resultados, para cada comercial.

De esta manera, en actividad iremos midiendo en número de nuevos clientes a los que estamos visitando y la cantidad de visitas que estamos realizando en venta recurrente, para asegurar que vamos en línea con el plan.

Por su lado, en resultados de la venta nueva mediremos los € que hemos presentado en presupuestos, así como los € que hemos vendido a nuevos clientes.

En resultados de venta recurrente, mediremos los € que está facturando mes a mes la cartera de cada comercial.

Puedes redistribuir a tu gusto la carga de trabajo por meses, según tu conocimiento del sector y los periodos de vacaciones. Recomendamos siempre hacerlo con fórmulas, para que la tabla se mantenga actualizada ante posibles cambios que realicemos en el resto de pestañas.

Esperamos que esta herramienta te ayude a planificar la actividad de tu equipo, así como a supervisarla mes a mes para poder realizar a tiempo los cambios necesarios en el plan para llegar al objetivo.

Recordamos, como siempre, que los planes NUNCA se cumplen. No tenemos una bola de cristal, por lo que siempre fallaremos, ya sea por exceso o por defecto.

Por eso, la única manera de asegurar que alcanzamos los objetivos marcados, es supervisar de manera periódica que nos encontramos en línea con el plan, para poder ajustar los desvíos a tiempo, sin tocar el objetivo.

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