Claves para transmitir buena imagen en las videollamadas

Hasta ahora, los comerciales nos preocupábamos de cumplir con una serie de requisitos mínimos para causar una buena primera impresión y aumentar las posibilidades de venta.

La vestimenta, el contacto visual, el reloj, la postura, el peinado… todo afecta en esos primeros segundos en los que nuestro potencial cliente va a analizar si realmente «le damos buena espina» o no.

Sin embargo, en la actualidad la mayoría de nuestras reuniones son telemáticas, y aquí la cosa cambia.

Si bien muchas de las reglas del presencial se mantienen, lo cierto es que en la mayoría de nuestras reuniones podríamos ir desnudos de cintura para abajo y causaríamos una primera impresión igual de buena que con un pantalón de traje a medida.

Entonces… ¿qué tenemos que hacer ahora para conseguir una buena primera impresión?

Evita las luces fuertes en el fondo y busca una iluminación uniforme. Asegúrate que no quedan sombras o luces excesivamente marcadas. Puedes utilizar un flexo en el lado opuesto a la fuente de luz principal.

Si ves que la luz del fluorescente te está generando parpadeos, deberás ir a ajustes de la webcam y elegir 50Hz. En ocasiones viene predeterminado a 60Hz, que es la frecuencia NTSC utilizada en USA y nos crea en la cámara esas bandas o parpadeos rápidos tan molestos.

Cuando utilizamos una pared en blanco como fondo, estamos desaprovechando la oportunidad de contar una historia. El fondo que utilices puede servir para definirte a ti o a tu empresa, creando una imagen que conecte con tu interlocutor.

Dedica unos minutos a preparar el espacio, ¡y olvídate de los fondos virtuales!

Debemos intentar que la cámara esté lo más frontalmente a nosotros, evitando picados, y con un encuadre que permita ver nuestros gestos.

Utilizar la cámara integrada en el portátil o una webcam antigua puede dar una imagen de baja calidad en muchas ocasiones. Existen muchas webs que nos permiten comprobar la resolución de la webcam. A partir de 2MP es full HD, con la que transmitiremos una imagen más profesional.

Puedes comprobar aquí tu resolución: https://es.webcamtests.com/resolution

En caso de resoluciones bajas, te aconsejamos invertir en una cámara web.

El micrófono integrado en los portátiles suele dar una calidad de sonido baja. Mejor utilizaremos un micrófono externo o, en su defecto, unos cascos con micrófono.

Aunque a veces no podemos controlar los sonidos que ocurren a nuestro alrededor, es importante que busquemos espacios aptos para la videollamadas, donde nuestro interlocutor pueda escucharnos a nosotros, y sólo a nosotros.

Si no tienes la posibilidad de encontrar un espacio silencioso y estás en una oficina o un espacio donde van a existir otros ruidos que no controlas, ajusta los niveles de entrada para que el micro no capte sonidos por debajo de tu nivel de voz.

Encontraremos las opciones de ajuste dentro de la configuración de audio. Algunas herramientas como Zoom nos facilitan esta labor con valores predeterminados que podemos seleccionar.

Siempre que puedas encárgate tú de programar la reunión y enviar enlace, te dará más control sobre los siguientes pasos. Si alguien no ha confirmado su asistencia, escribe el mismo día a primera hora para confirmar que es consciente de la reunión.

Abre la reunión unos minutos antes, tiempo que te permita verificar que todo funciona correctamente y comenzar la reunión relajado y cómodo.

Si pasados 7 minutos desde la hora de la convocatoria no se han conectado aún, llamamos por teléfono para verificar que van a asistir. Si no van a poder o el retraso va a ser de más de 15 min (otros 8), valorizamos nuestro tiempo y el del cliente y agendamos para otro día.

Debemos asegurarnos que todas las personas invitadas a la reunión se han conectado. Si no es así, preguntamos a sus compañeros si asistirán.

Inevitablemente, en las reuniones telemáticas perdemos una parte de la comunicación no verbal. Por ello, debemos transmitir más con la cara, sonreír y mirar directamente a la webcam, no a la imagen de la persona en la pantalla. ¡Y por supuesto no a nuestra propia imagen!

Debemos tener pensado cómo actuaremos si las cosas no salen bien a la primera.

Software alternativo: Si la herramienta en la que íbamos a realizar la reunión da cualquier tipo de problema, deberemos tener preparadas alternativas. Puede ser un enlace de Google Meet o incluso una llamada de whatsapp.

Internet alternativo: Si nuestra conexión falla, deberemos saber cómo actuar. Puede ser con una línea alternativa, dándonos wifi desde el móvil, etc.