Por qué es clave realizar una reunión comercial post-verano

A todos nuestros clientes les recomendamos juntar a sus equipos comerciales tras el verano para hacer una reunión de enfoque.

¿Por qué?

Primero de todo porque tras las vacaciones la cabeza aún tarda unos días en dejar la playa y coger el maletín. Y segundo, porque el periodo de septiembre a diciembre es para nosotros el cuatrimestre más importante del año en lo que a venta se refiere.

Y no es solo porque haya que cerrar y alcanzar objetivos, es que además estos meses son la clave para empezar el próximo año teniéndolo ya encaminado o por el contrario con problemas arrastrados.

Por eso hemos querido destinar este artículo a repasar los puntos clave para abordar en la reunión de septiembre.

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Como siempre, aquí tenéis el Café con Ventas en el que profundizamos en este artículo:

Análisis de la situación post verano

Septiembre es muy buen mes para analizar cómo ha avanzado el plan comercial, ya que hemos consumido 2/3 del año y podemos hacernos una idea muy clara de si estamos avanzando en línea o no con lo que esperábamos.

El análisis pormenorizado dependerá de cada negocio, si bien siempre recomendamos tener al menos estos 5 filtros en mente, comparándolos tanto con años anteriores como con el objetivo:

Es importante que el equipo sea consciente de cómo ha evolucionado el año hasta el momento en cada uno de estos puntos para poder actuar y reaccionar a tiempo en aquellas áreas que se estén saliendo del comportamiento normal, ya sea para minimizar daños o para aprovechar al máximo una oportunidad.

Asegurar el cierre del año

Con la información anterior sobre la mesa, ya podemos saber si el año se está cerrando como esperábamos o debemos apretar en esta recta final.

El tema en este caso es que la captación no nos va a ayudar demasiado a mejorar la cifra, ya que si nuestros plazos de cierre son largos todo lo que empecemos ahora se irá para el año que viene y, aunque sean cortos, entre que cerramos el negocio y llega la facturación, los clientes que hagamos acabarán facturando 1 ó 2 meses en el año y no supondrá una gran cifra.

Lo más útil por tanto para asegurar la cifra de este año no es abrir nuevas oportunidades, sino centrarse en las oportunidades abiertas, tanto de clientes nuevos como de clientes de la cartera. Cuántas hay, de qué importe, en qué estado están y para cuándo estaba planteado el seguimiento. La vuelta de las vacaciones es muy buen momento para agitar el árbol, tanto para avanzar en las oportunidades que pinten mejor como para cerrar aquellas que por un motivo u otro se hayan enfriado.

También se pueden considerar negociaciones especiales para aquellas oportunidades que nos interese cerrar en el año (negociar no es bajar precio).

Comenzar a planificar el año siguiente

Otro punto clave es conocer cómo vamos de cara al año siguiente. Especialmente en los modelos de negocio que dependen de la captación y que tienen plazos de cierre más largos, estos últimos meses del año son clave para poder comenzar el año con buen pie.

Es por eso que ya en septiembre deberíamos plantearnos qué cifra objetivo tengo para el año que viene, sabiendo qué parte de esa cifra depende de la captación de clientes.

A esa cifra hay que sumarle conocimiento de algunos ratios importantes de la empresa:

Conociendo estos datos y sabiendo a qué cifra queremos apuntar, entonces sí podemos calcular cuánta actividad necesitamos realizar durante los últimos meses del año.

A esto hay que sumarle, además, otros factores como la posibilidad de repartir de manera desigual la VN a lo largo del año. Por ejemplo, en nuestro caso particular, en Activa Ventas siempre buscamos comenzar el año con un 70-80% del objetivo de facturación ya cerrado, por lo que el final del año se convierte en un punto clave para captar esos clientes con los que haremos proyectos al año siguiente.

Y si queremos empezar con buen pie el año que viene, es importante tener en cuenta que no todo es venta nueva. La recta final de noviembre/diciembre es muy buen momento para visitar clientes habituales y plantear conjuntamente la estrategia del año siguiente en la reunión de Business Plan de la que ya hablábamos en este artículo.

Definir acciones y reenganchar al equipo

Con toda esta información de cómo va el año actual y el trabajo que quiero adelantar para comenzar bien el siguiente, podemos calcular las acciones del equipo en estos últimos meses.

En esta reunión de septiembre es importante transmitir el porqué de esta estrategia, especialmente si ha habido cambios, así como desglosarlo en trabajo diario o semanal, para que el equipo pueda hacerse una idea más exacta de la carga de trabajo y confirmar que pueden hacerle frente.

Lo primordial es que el equipo recupere el ritmo de trabajo, tanto con los clientes de la cartera como en captación.

Por eso en estos periodos postvacacionales cobra muchísima importancia la labor de seguimiento operativo del director comercial. Ese seguimiento semanal con cada miembro del equipo para verificar que las acciones se están realizando, ayudándoles a coger de nuevo la rutina.

La reunión post-verano es muy buen momento también para realizar ciertas píldoras formativas orientadas a la actividad que les estamos pidiendo. Por ejemplo, si van a tener que enfocarse en captación, puede ser una pequeña píldora sobre la estructura de las primeras reuniones con clientes o si hemos detectado ratios bajos de conversión en la reunión de presentación de propuesta, centrarla en esta parte.