Por qué concertar las reuniones de venta

Sabemos que una visita no programada puede parecer proactiva, pero… ¿es realmente efectiva? La experiencia y la estadística nos dicen claramente que NO.

«Es que tengo confianza con este cliente…»

«Me pilla de camino…»

«Es para algo rápido…»

Ya nos conocemos las razones (excusas) típicas para ir a visitar al cliente sin acordar antes la reunión. Sin embargo, por mucha confianza que tengamos, si el cliente está liado con otra cosa, no nos va a prestar el 100% de su atención.

Y en el mundo de las ventas, cada contacto con el cliente cuenta. Por eso debemos asegurarnos de exprimir al máximo cada una de estas interacciones, para lo que necesitaremos la atención total del cliente.

Hoy nos centramos en por qué es esencial concertar reuniones de venta y cómo esta práctica respetuosa puede transformar tus resultados comerciales.

Aquí tienes también el Café con Ventas en el que profundizamos más sobre el contenido de este artículo:

Lo primero que debemos tener claro aquí es que la manera de concertar la reunión depende del nivel de confianza que tengamos con la persona con la que queremos reunirnos.

No es lo mismo estar contactando a un potencial cliente que no nos conoce de nada (contacto frío), a uno con el que no hemos tenido contacto pero sabemos que nos conoce o tenemos a alguien en común (contacto templado) o a alguien con quien ya tenemos una relación previa, sea o no profesional (contacto directo).

¿Cómo concertamos con cada uno?

• Contacto directo: En este caso, que ya existe un cierto grado de confianza, estamos agendando la reunión para asegurarnos de que no le pillemos con otras cosas y pueda atendernos sin distracciones y lejos de mostradores.
  Por ello, la clave está simplemente en tener claro que nuestro objetivo es la reunión (no ponernos a vender) y podemos agendarla presencialmente o con medios online como linkedin o el email.

Ejemplo de mensaje en linkedin:
«Hola Fermín. El pasado lunes comentamos sobre el tema de las licitaciones y tengo alguna novedad que me gustaría hablar contigo. Si te parece nos conectamos y te explico con más detalle. Yo tengo hueco el lunes a las 12:00 o también el martes a las 16:00, ¿cuándo te viene mejor?»

• Contacto templado: En este caso debemos asegurarnos de mencionar la persona o temática común que nos une, para ganar ese grado de cercanía y utilizar la estructura para llamadas/ presencial que vamos a ver a continuación. Es recomendable que, si utilizamos medios online como linkedin, sea para redirigir a la llamada, no para cerrar la reunión.

Ejemplo de mensaje en linkedin:
«Hola Fermín. Estuve el martes hablando con Luis Pérez, técnico en el ayuntamiento de Estepona por una licitación que tienen abierta. Me comentó que estaría bien hablarlo contigo. Si te parece te llamo y te cuento. Yo tengo hueco el lunes a las 12:00 o también el martes a las 16:00, ¿cuándo te viene mejor?»

• Contacto frío: En este caso no nos conocemos de nada, por lo que hay que evitar a toda costa que nos detecte como «uno más». Para ello, si utilizamos medios online, aquí sí debemos remitir a esa llamada en la que hablaremos de por qué le puede resultar interesante reunirse con nosotros. Para casos especiales, también podemos usar modos alternativos de contacto que llamen más su atención, como podría ser una carta o un regalo. En cualquier caso, es recomendable templar la puerta en la medida de lo posible, para lo cual podemos emplear la prescripción proactiva con contactos que tengamos en común.

Ejemplo de mensaje en linkedin:
«Hola Fermín. Estamos creando una red de colaboración con responsables de proyectos de las organizaciones industriales más representativas, especializadas en automoción. Me gustaría comentarlo contigo.

…. (Dejar que responda)

Pues si te parece bien, te llamo y te cuento con más detalle. Yo tengo hueco el lunes a las 12:00 o también el martes a las 16:00, ¿cuándo prefieres?»

Debemos recordar que hablamos de Account Based Marketing (marketing de francotirador), así que esto no va de meter miles de personas a un embudo para que alguien nos dé reunión.

Sabemos con quién queremos reunirnos y tenemos que conseguir resultarles lo suficientemente interesantes como para que nos quiera dedicar un rato en su agenda.

Por eso no podemos dejar nada en el aire y en los 2 últimos casos, no estamos agendando la reunión, sino la llamada en la que buscaremos concertar esa reunión.

Vamos a ver una estructura que podemos utilizar tanto en la llamada de la que estábamos hablando arriba como de manera presencial.

Es decir, si paso por delante de una empresa que es interesante, no entraré a que «me atiendan en 5 min», sino a agendar la reunión con el responsable para mantener una reunión en condiciones otro día (poniendo en valor mi tiempo y el del cliente).

La estructura que debemos seguir en la llamada es:

• Saltar filtro: Lograr que nos pasen con el responsable, dando la mínima información. Debemos llevar el control de la conversación.
• Cuando nos pasen con el responsable, confirmar interlocutor y presentarnos (empezamos preguntando = llevar el control).
• Frase presentación que despierte interés (10 primeros segundos) + Breve explicación con poca profundidad y alta importancia de los servicios ofrecidos.
• Proponer Día y hora (2 opciones a elegir = cierre dual).
• Tratamiento de Objeciones si las hay.
• Comprometer en Agenda.
• Agradecimiento y despedida.

La clave de esta acción es tener claro que no queremos vender, queremos la reunión, por lo que intentaremos dar poca información pero que suene relevante para el potencial cliente, de tal manera que nos quiera dedicar ese tiempo.

Por eso deberíamos tener trabajada de antemano cuál es ese mensaje «gancho», ese pitch de no más de 20 segundos en el que captaremos la atención de nuestro interlocutor.

Durante la llamada nos pueden aparecer las objeciones más típicas al teléfono, que puedes ver cómo resolver en este artículo.