Objetivo en las reuniones de venta

En el competitivo mundo de las ventas, cada interacción con un cliente o cliente potencial es una oportunidad invaluable que debe ser exprimida al máximo.

Es fundamental para ello establecer objetivos claros y precisos para cada reunión.

Definir objetivos no solo proporciona una dirección clara para la conversación, sino que también sirve como brújula que guía cada decisión, pregunta y respuesta durante la misma. Esta práctica, más que un simple ejercicio, es una estrategia que busca optimizar resultados, fortalecer relaciones y garantizar que cada segundo invertido en una reunión genere un valor tangible para ambas partes.

Son muchos los comerciales que al preguntarles «¿Y qué has sacado de la reunión?» no tienen clara la respuesta. Y es que en la mayoría de casos no hemos reflexionado a qué venimos antes de entrar por la puerta. Esto va muy de la mano de que no somos conscientes de cuánto cuesta una reunión.

Si antes de entrar por la puerta de un cliente fuéramos plenamente conscientes de que vamos a invertir 200€ en esa reunión, nos preocuparíamos más de pensar qué queremos conseguir exactamente con esos 200€.

Y es aquí donde nos tenemos que marcar objetivos, que nos aportarán:

• Dirección: Sin un objetivo, es fácil desviarse del tema principal y perder tiempo en aspectos no relevantes.
• Eficiencia: Cuando conoces el objetivo de la reunión, puedes investigar sobre el cliente, ensayar tu presentación o tener listos los materiales necesarios.
• Expectativas: Saber, por ambas partes, qué esperar de la reunión. Esto puede ayudar a evitar malentendidos o decepciones.
• KPIs: Si no estableces un objetivo, no tienes una base sólida para medir el éxito o el fracaso de la reunión. 
• Mejora de la relación: Asegurar que el tiempo invertido en una reunión sea productivo es la mayor muestra de respeto al cliente.
• Optimización: Identificar puntos de mejora en el proceso de ventas, para ajustar tus tácticas y estrategias.
• Confianza: Como vendedor, saber que tienes un objetivo claro te da foco y aumenta tu seguridad.
• Seguimiento: Cuando sales de una reunión con un objetivo alcanzado (o no), es más fácil saber cuáles son los siguientes pasos. Ya sea un seguimiento, una propuesta o una segunda reunión, tener un objetivo claro simplifica la tarea de decidir qué hacer después.

Los objetivos en las reuniones de venta nueva dependen principalmente del grado de avance en el que nos encontremos dentro del circuito de captación. De esta manera, podemos establecer objetivos diferentes según la fase:

Reunión de prospección:

• Identificar si el cliente potencial se alinea con el perfil de cliente objetivo de la empresa.
• Descubrir las necesidades y problemas del cliente potencial en situaciones en las que podamos aportar soluciones o mejoras.
• Establecer una conexión inicial y construir una relación de confianza.
• Conseguir una segunda reunión o visita, si se determina que el cliente potencial es una oportunidad válida.

Reunión de primera vez o primera visita:

• Presentar a la empresa, sus valores y su propuesta de valor de manera clara y concisa.
• Profundizar en el entendimiento de las necesidades específicas del cliente.
• Demostrar cómo el producto o servicio puede aportar a las necesidades del cliente.
• Conseguir el compromiso del cliente para recibir una propuesta detallada.

Reunión para presentar la propuesta:

• Presentar una propuesta detallada, personalizada y ajustada a las necesidades previamente identificadas.
• Abordar cualquier pregunta, objeción o inquietud que el cliente pueda tener respecto a la propuesta.
• Conseguir el feedback del cliente y adaptar la propuesta si es necesario.
• Intentar obtener un compromiso inicial, o entender los siguientes pasos para la negociación.

Reunión de seguimiento o negociación:

• Resolver dudas o inquietudes específicas surgidas después de presentar la propuesta.
• Negociar términos, condiciones y precios, si es necesario.
• Reforzar los beneficios y el valor aportado por nuestro producto o servicio.
• Acercarse a un acuerdo mutuo, estableciendo claramente los términos y condiciones finales.

Reunión de cierre:

• Confirmar y reiterar los términos y condiciones acordados.
• Obtener el compromiso final y la firma del contrato o acuerdo.
• Planificar la implementación o entrega del producto/servicio.
• Agradecer al cliente por la confianza y sentar las bases para una relación a largo plazo, enfatizando el servicio postventa y la atención al cliente.

En venta recurrente, dependiendo del tipo de reunión que vayamos a realizar podemos marcar distintos objetivos, ya sea de manera individual o juntando varios en una misma reunión:

Reunión Anual (planificación del trabajo esperado para el año que viene):

• Evaluar y analizar logros y resultados obtenidos durante el año anterior.
• Presentar tendencias de mercado, innovaciones y posibles cambios en el sector relevante para el cliente.
• Definir metas y objetivos conjuntos para el próximo año.
• Reafirmar el compromiso y la relación con el cliente, destacando la importancia de la colaboración a largo plazo.

Reunión de seguimiento trimestral o cuatrimestral:

• Revisar y evaluar el progreso en relación con los objetivos y metas establecidos en la reunión anual.
• Abordar y resolver cualquier desviación o inconveniente que haya surgido.
• Ajustar estrategias o tácticas según los resultados obtenidos y las nuevas circunstancias.
• Reforzar la comunicación y la relación con el cliente, demostrando interés constante en su satisfacción y éxito.

Reunión motivada por caída de las ventas:

• Identificar y analizar las causas subyacentes de la caída en las ventas.
• Discutir y comprender las percepciones y opiniones del cliente sobre la situación.
• Proponer soluciones y estrategias para revertir la tendencia.
• Definir acciones concretas y plazos para la implementación de las soluciones.

Reunión para prescripción hacia clientes nuevos:

• Agradecer al cliente por su compromiso con nosotros.
• Proponer, si somos nosotros de forma proactiva llevamos una lista de empresas para preguntar, y/o preguntar, si pedimos que sea el cliente quien nos nombre posibles clientes potenciales, por posibles empresas donde nuestros servicios/productos puedan encajar.
• Acordar incentivos o beneficios para el cliente habitual en caso de una prescripción exitosa.