Cómo usar Business Intelligence para no perder de vista tus objetivos comerciales

Esperar a diciembre para ver si hemos llegado al objetivo es como mirar el marcador de un partido cuando ya ha terminado: no sirve para cambiar el resultado.

Por eso debemos medir el plan de forma continua, para actuar a tiempo. Y aquí es donde las herramientas de Business Intelligence (BI) se convierten en el mejor aliado del director comercial. Nos permiten ver, con datos reales y en tiempo real, cómo avanza el equipo frente al plan.

A diferencia de un Excel estático, el BI se conecta directamente a tus fuentes de datos (CRM, ERP, facturación…) y actualiza la información de forma automática. Esto significa que puedes visualizar tus indicadores clave sin perder horas importando y ordenando datos.

Además, el BI permite filtrar por periodo, comercial, zona o tipo de venta, para analizar desde la vista más general hasta el detalle más concreto. Lo que en Excel sería un infierno de tablas dinámicas, podemos conseguirlo con unos pocos clics.

¿Qué información debo tener para alimentar al BI?

Si queremos realizar un seguimiento del plan, lógicamente vamos a necesitar 2 fuentes de información principales: la relacionada con el plan (presupuesto por cliente, presupuesto de VN por comercial, picos de facturación esperados…) y la relacionada con la facturación real, donde recomendamos que trabajéis con albaranes facturados.

Para tener una información clara, los datos de partida tienen que estar bien afinados. Y deberemos contar con toda la información que después queramos utilizar como filtro. Por ejemplo:

• Tabla de artículos con la subfamilia y familia a la que pertenecen.
• Tabla de clientes donde especifiquemos el nivel de servicio de cada uno, el segmento al que pertenecen, el comercial responsable, la zona geográfica…
• Tabla de ventas donde, además del precio de venta, podamos conocer el margen por línea de albarán.
• Tablas de presupuesto por cliente, por familia dentro del cliente o por artículo (como deseemos analizarlo).
• Tabla de calendario, que relacione a todas las anteriores en el tiempo.

Vamos a dejar fuera la información de reuniones y oportunidades, que veremos en otro artículo para hacerlo más digerible.

Aquí es clave entender que cualquier información que falte en la base de datos nos limitará lo que podemos o no hacer a posteriori. Además, el nivel de granularidad de esos datos será lo que después nos permita un desglose mayor o no a la hora de analizar.

Y por supuesto, cualquier error en los datos de entrada podrá llevar después a conclusiones erróneas, por lo que hay que ser muy pulcros con la información de entrada y realizar las comprobaciones pertinentes.

Los KPIs más importantes y cómo visualizarlos en PBI

Estos son algunos de los KPIs más interesantes para hacer un seguimiento periódico de los resultados de ventas, si bien algunos sí conllevan un seguimiento semanal o mensual mientras que otros pueden repasarse trimestral o semestralmente. Para dar un contexto de cuándo revisar cada uno, recuerda que puedes descargar el checklist de seguimiento comercial aquí. Como hemos dicho antes, dejamos fuera de este artículo lo referente a oportunidades y actividad del equipo para tratarlo más adelante.

Cualquier información que queramos sacar vamos a poder hacerlo, siempre y cuando tengamos los datos de partida adecuados: crecimiento/decrecimiento de los clientes, número de clientes captados, media de facturación de los clientes por segmento, días de cadencia de cada cliente, qué clientes se han perdido o llevan un tiempo excesivo sin comprar…

Lo más interesante de todo esto es que, cualquiera de estas gráficas, podemos filtrarlas al instante para hacer un seguimiento mucho más pormenorizado:

• ¿Cómo ha sido en el caso de la cartera de Javier?
• ¿Y si filtro un cliente concreto?
• ¿Y si miro sólo de enero a junio?
• Voy a ver la evolución en unidades en vez de en euros.
• Voy a filtrar sólo los clientes con nivel de servicio A… o ahora quiero los A que estén en Cataluña.

Todas estas preguntas se resuelven a golpe de clic, no solo ahorrando un tiempo valiosísimo respecto a lo que podríamos hacer en la Excel sino permitiéndonos llegar a analizar información que sería imposible de otra manera.

¿Qué herramientas de BI hay en el mercado?

El Business Intelligence ha avanzado muchísimo durante los últimos años y tenemos a nuestra disposición varias herramientas que nos permiten, de una manera intuitiva y muy flexible, crear visualizaciones y trabajar con volúmenes enormes de datos (otra de las ventajas frente a Excel, donde existe un límite de 1 millón de líneas y los procesos se ralentizan en exceso cuando trabajamos con volúmenes grandes).

Las más conocidas son:

Debemos tener en cuenta, no obstante, que el desarrollo con cualquiera de estas herramientas requiere un coste tanto en el desarrollo como en el pago por uso, además del tiempo hasta tener la solución funcionando sin errores.

Por ello, hace ya 3 años empezamos a profundizar con estas herramientas para crear una solución estándar que poder facilitar a nuestros clientes para que dispongan de cuadros de mando ya listos, sin programar nada. Hoy en día ya es una realidad y se llama ACTIBI, una herramienta pensada para fabricantes y grandes distribuidores que deben manejar una cartera recurrente de clientes, sin descuidar la captación.

No queremos convertir el blog en un anuncio. Si quieres saber más de nuestra solución, contáctanos 😉